Canal de Cumplimiento

La comunicación será inadmitida en los siguientes supuestos:

• El contenido de la comunicación no recae dentro del ámbito de aplicación del Canal. En caso de recaer dentro del ámbito de aplicación de otro canal interno o área de la Mutua, se suprimirán los datos del Canal previa anonimización de los mismos y previa derivación, en su caso, de la información comunicada al área pertinente, poniéndolo asimismo en conocimiento de la persona informante.
• Los hechos comunicados carecen manifiestamente de fundamento o existen indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito.
• Los hechos comunicados carecen de toda verosimilitud.
• Los hechos comunicados ya han sido objeto de investigación interna anterior que ya ha sido finalizada, o cuando los hechos estén siendo o hayan sido ya investigados por las autoridades.
• La información aportada es genérica y no se refiere a hechos concretos contrastables. En este caso y de forma previa a la inadmisión de la comunicación, el Comité de Cumplimiento Normativo solicitará la aportación de información adicional a la persona informante, otorgándole un plazo de presentación de siete (7) días naturales, tras los cuales se procederá a la inadmisión de la comunicación, en caso de no haber sido atendida la solicitud.

FREMAP debe dar cumplimiento a lo establecido en el art. 32.4 de la Ley 2/2023, que expresa que “4. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre”.

En este sentido, en caso de inadmitirse su comunicación, la información sobre dicha inadmisión se mantendrá en el portal del Canal, durante hasta un máximo de 3 meses desde la recepción de la comunicación, tras los cuales, se procederá a suprimir su comunicación del Canal quedando únicamente anonimizada. En consecuencia, ya no podrá acceder a su caso a través del Portal del Canal (en el botón informático “Seguimiento de comunicación existente”). En caso de que haya leído la notificación de inadmisión, la comunicación será suprimida del Canal dentro de los 7 días siguientes.

En caso de que haya informado de su correo electrónico, recibirá un e-mail desde “Whistleblower Software” indicándole que tiene una nueva actualización de su comunicación, con el enlace para poder introducir su contraseña de acceso. En caso de que no haya comunicado ninguna dirección de correo electrónico a la hora de interponer su comunicación en el Canal, Vd. deberá acceder por su cuenta, periódicamente, a través del Portal del Canal, (en el botón informático “Seguimiento de comunicación existente”), a fin de comprobar si se admite/inadmite su comunicación.

Para garantizar su anonimato, los datos se cifran y se trasmiten a través del servidor seguro e independiente de la empresa externa proveedora del servicio. FREMAP no accederá a su identidad cuando envíe una comunicación a través de la plataforma, a menos que decida incluir sus datos de contacto. 

FREMAP garantizará la confidencialidad de su identidad de conformidad con lo previsto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Como medida de protección. FREMAP hace constar expresamente que sus datos identificativos no se encuentre comprendidos en el alcance del derecho de acceso susceptible de ser ejercitado por la persona afectada por la comunicación.

En ningún caso se revelará la identidad de la persona informante ni a la persona afectada por la comunicación ni a terceros, sin perjuicio de que, en su caso, resulte necesario conocerla a la persona que hayan de llevar a cabo la investigación o el procedimiento disciplinario o judicial que se pueda iniciar a consecuencia de la investigación. Asimismo, su identidad podrá ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, al tener FREMAP  el deber de colaborar con las autoridades competentes. En este caso y de forma previa a comunicar su identidad a la autoridad requirente, se le informará de tal circunstancia salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.

Todas las comunicaciones serán analizadas inicialmente por el Comité de Cumplimiento Normativo, como Responsable de la gestión del Canal del Cumplimiento, procediéndose en caso de ser admitidas, a su inmediata investigación por el órgano competente. En caso de inadmisión, le será comunicado el motivo de la misma.

Los principios esenciales del procedimiento de gestión de las comunicaciones están publicadas en la web corporativa de FREMAP en (https://www.fremap.es/Conocenos/Paginas/Cumplimiento-Normativo-y-Prevencion-Penal.aspx), y puede acceder a las garantías y derechos que le asisten, en la Política del Sistema interno de Información FREMAP Integridad.

Le recordamos que las comunicaciones que versen sobre posibles conflictos de interés que no comporten ilícito o irregularidad alguna, serán gestionados conforme al Manual de Gestión de Conflicto de Interés de FREMAP, y los principios de gestión del conflicto de interés publicados en la web.

En todo caso, podrá acceder a la comunicación a través del botón informativo "Seguimiento de comunicación existente" para comprobar si se le ha enviado algún mensaje (por ejemplo, para solicitarle información). Todo ello, protegiendo siempre su anonimato o confidencialidad (en caso de que escoja proporcionar sus datos o incluso si prefiere que se contacte con usted al correo o teléfono que proporcione, también se preservará su confidencialidad). En caso de que se admita una comunicación, FREMAP podrá contar con la participación de especialistas externos e iniciar una investigación. En este caso, se le informará a través de la plataforma o del medio de contacto proporcionado, cuando se haya completado la investigación.

En el plazo máximo de 7 días naturales recibirá un acuse de recibo- salvo que ello pudiera poner en peligro la confidencialidad de la información-, y posteriormente, en función de si se trata de una comunicación admitida que deba ser investigada, existe un plazo de hasta 3 meses, ampliables a 3 meses más en casos de complejidad a criterio del órgano investigador, tal y como se recoge en la Política del Sistema Interno de Información FREMAP Integridad y en la web corporativa.

Absolutamente no. Tiene más información accediendo a la Política del Sistema Interno de Información FREMAP Integridad. Incluso aunque tras la investigación se descarte la irregularidad de la conducta, FREMAP velará porque no pueda sufrir ninguna represalia. En este sentido, lo importante es que, en el momento de realizar la comunicación, crea y tenga motivos fundados para creer en el contenido de la misma es cierto y no tenga intención de difamar o perjudicar de cualquier forma a un tercero. No se espera que busque pruebas ni que investigue el incidente pero sí tener buena fe, ánimo de colaboración y que proporcione todos los datos posibles.

Si considera que puede tener represalias o no ser atendida su información adecuadamente, puede acudir ante el canal externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI).

Al finalizar el proceso de presentación de una comunicación, recibirá un número de incidente generado automáticamente y podrá establecer una contraseña. Mediante estos datos de acceso, podrá iniciar sesión en su área privada del Portal en cualquier momento pinchando en "Seguimiento de comunicación existente" y siguiendo las instrucciones. Esta área privada le permite entablar un diálogo directo con el Responsable del Sistema (Comité de Cumplimiento Normativo) o aportar información adicional y, a la vez, proteger su anonimato si esa ha sido su elección. Es importante que no pierda el número de referencia generado automáticamente ni su contraseña para poder acceder a su área privada a fin de verificar si tiene mensajes.

FREMAP llevará a cabo un tratamiento confidencial de sus datos personales. Ello implica que si Vd. se ha identificado, se tomarán las medidas idóneas para garantizar la preservación de sus datos personales, los de terceros, así como de todas las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la investigación, empleando las medidas técnicas y organizativas que sean adecuadas para garantizar y preservar la identidad de las personas y la confidencialidad en sus datos.