FREMAP está comprometida, de acuerdo con su Propósito, Misión, Visión y Valores, con el estricto cumplimiento de la legislación que le es aplicable y con el respeto de los usos y buenas prácticas profesionales de los sectores y territorios donde ejerce su actividad, rechazando cualquier conducta que pudiera ser considerada ilícita o contraria a sus principios éticos.
Al objeto de cumplir este compromiso, la Junta Directiva de FREMAP, como órgano de gobierno de la Mutua, aprobó con fecha de 12 de noviembre de 2014, la implementación de un sistema de cumplimiento normativo, llamado Plan de Prevención de Imputaciones Delictivas, en el cual se integran los protocolos y procedimientos que garantizan el debido control por parte de la Mutua de aquellas situaciones de riesgo que podrían conllevar el incumplimiento de los estándares éticos de la Entidad o la comisión de ilícitos penales.
En este sentido, FREMAP ha desarrollado un conjunto de políticas corporativas que rigen su actuación diaria y que desarrollan las normas esenciales de cumplimiento, basadas en el principio de “tolerancia cero” hacia la comisión de actos ilícitos, entre las que cabe destacar:
Este Canal es tanto una vía de comunicación directa como un medio para el planteamiento de consultas en relación a la sospecha o incumplimientos de normativa interna o externa de la Mutua.
Es el conjunto de recursos humanos, materiales y económicos destinados por FREMAP a garantizar la protección que la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección a las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, dispensa a los informantes de buena fe. Este Sistema tiene por objeto registrar las informaciones sobre presuntas irregularidades que nos sean comunicadas, en un proceso que garantice la máxima protección de los intereses legítimos de las personas involucradas, contando con las medidas técnicas y organizativas necesarias para ello.
Es la herramienta interna que permitirá, en un entorno confidencial y seguro, la remisión de comunicaciones/consultas sobre presuntas irregularidades, de forma que permita a FREMAP prevenirlas o detectarlas.
El Comité de Cumplimiento Normativo es el Responsable del Sistema y de la gestión del Canal de Cumplimiento, siendo la Junta Directiva de FREMAP, el órgano legalmente responsable de la implantación del Sistema interno de Información FREMAP
Integridad. El Comité está integrado por el Secretario General, el Subdirector General de RRHH, la Subdirectora General de Medios, el Director del Servicio de Auditoría Interna y la Directora de Cumplimiento Normativo. Sus miembros están sujetos a los principios de profesionalidad, honorabilidad, independencia, dedicación, objetividad, confidencialidad, imparcialidad y no represalia.
El Canal tiene como principal finalidad posibilitar que cualquier persona física o jurídica relacionada directa o indirectamente con la actividad de FREMAP pueda informar sobre la posible existencia de indicios, sospechas o hechos relativos a la comisión de ilícitos o incumplimientos tanto de la normativa externa aplicable a FREMAP como de la normativa interna de la Mutua, con especial referencia a su Catálogo de Conductas Prohibidas.
Concretamente, el ámbito de aplicación de este Canal abarca cualquier infracción administrativa grave o muy grave, ilícitos penales y cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, en los términos establecidos en el art. 2 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección a las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Quedan expresamente excluídas del ámbito de aplicación del Canal:
- las cuestiones relativas a la gestión de derechos en materia de protección de datos, las cuales deberán ser remitidas a la dirección
derechos_arco@fremap.es así como las solicitudes de intervención de la delegada de protección de datos con carácter previo a la presentación de una reclamación en la AEPD frente al Responsable o Encargado del tratamiento, que deberán dirigirse a la dirección
dpd@fremap.es.
- la formulación de consultas, quejas o reclamaciones relacionadas con los derechos e intereses legalmente reconocidos por la condición de beneficiario de prestaciones de la Seguridad Social, en relación con la gestión que de sus prestaciones realiza FREMAP o con el trato dispensado en la Mutua. Para la comunicación de las mismas, podrán dirigirse a la dirección
atencionclientes@fremap.es.
Asimismo, queda expresamente excluido del ámbito de aplicación del Canal, cualesquiera informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente a la persona informante y a las personas a las que se refiera la comunicación.
El Comité de Cumplimiento Normativo de FREMAP acusará recibo de la comunicación a la persona informante, siempre que sea posible, en un plazo máximo de 7 días naturales desde la fecha de recepción o posibilitará una reunión presencial para su interposición dentro de los 7 días naturales siguientes a la fecha de solicitud.
Al hacer la comunicación, la persona informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones. En caso de interponer una comunicación a través de correo postal, le recomendamos que indique una dirección de correo electrónico en el que poder recibir, de forma segura, las notificaciones.
Si la comunicación es admitida por el Comité, se incoará un expediente de investigación por parte de éste o del tercero externo que se designe, según la materia objeto de comunicación. Las comunicaciones en materia de acoso que carezcan de tintes delictivos serán tramitadas según los cauces previstos en el protocolo de actuaciones ante situaciones de acoso de FREMAP (actualmente, en proceso de negociación con la representación de los trabajadores para su actualización, en la que está prevista incluir este punto). Durante la fase de investigación, se pueden requerir informaciones adicionales a la persona informante, así como declaraciones escritas o mantener entrevistas personales con la persona informante, la persona afectada por la comunicación y/o terceras personas que puedan aportar información relevante para la resolución de la investigación. Todas las entrevistas (incluída, en su caso, la reunión presencial) serán documentadas en un acta a firmar por todas las partes intervinientes, previo consentimiento de la persona entrevistada, ofreciéndole la posibilidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma, la transcripción de la conversación.
El plazo máximo para resolver las investigaciones será de 3 meses (prorrogables a 3 meses más en casos de especial complejidad).
El resultado de la investigación será comunicado tanto a la persona informante como a la persona afectada, en términos genéricos, salvaguardando en todo caso, los derechos de confidencialidad que asistan a todas las personas involucradas en la investigación.
Para más información sobre los principios y garantías del procedimiento de gestión del Canal de Cumplimiento, puede consultar la
Política del Sistema interno de Información FREMAP
Integridad (también disponible en la cabecera de la plataforma del Portal del Canal).
Confidencialidad y/o anonimato, en caso de optar por esta última opción la persona informante, derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen y a ser oída en cualquier momento, acceso al expediente en los términos regulados en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, al honor y a la presunción de inocencia. Asimismo, se garantizará la indemnidad frente a represalias contra la persona informante de buena fé.
Para ampliar información sobre el contenido de estos derechos y garantías, puede consultar la
Política del Sistema interno de Información FREMAP
Integridad (también disponible en la cabecera del Portal del Canal).
El Canal de Cumplimiento, debería utilizarse por Vd. de manera preferente para canalizar la información que quiera comunicar, de forma que pueda llevarse a cabo una actuación diligente y eficaz en el seno de FREMAP que prevenga o elimine rápidamente la conducta irregular. No obstante, este Canal no impide la interposición de comunicación ante las autoridades nacionales o europeas pertinentes, o ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante o los organismos homólogos de las comunidades autónomas encargadas de gestionar los canales externos de información.
El procedimiento de gestión de las comunicaciones realizadas a través del Canal Externo serán tramitadas por la Autoridad Independiente de Protección del Informante de conformidad con lo previsto en el Título III de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección a las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Las consultas se realizarán a través del formulario electrónico del Portal de Cumplimiento. El Comité de Cumplimiento Normativo responderá en un plazo máximo de 30 días naturales ampliables a 10 días naturales más, excepcionalmente.
FREMAP llevará a cabo un tratamiento confidencial de sus datos personales. Ello implica que si Vd. se ha identificado, se tomarán las medidas idóneas para garantizar la preservación de sus datos personales, los de terceros, así como de todas las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la investigación, empleando las medidas técnicas y organizativas que sean adecuadas para garantizar y preservar la identidad de las personas y la confidencialidad en sus datos.
Los datos que sean objeto de tratamiento, se conservarán en el Sistema interno de Información FREMAP
Integridad únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos comunicados. Si se acreditase que la información facilitada o parte de ella no es veraz, se procederá a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial.
Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas realizadas solo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a 10 años.
Los datos contenidos en las informaciones sobre las cuales no se inicien actuaciones de investigación, serán suprimidos del Sistema en el plazo máximo de 3 meses desde su recepción, o podrán ser conservados de forma anonimizada para dejar evidencia del funcionamiento del mismo, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de Datos Personales y Garantías de los Derechos Digitales.
